Dans le cadre de la politique d’innovation pédagogique de l’IUT, notamment basée sur les apports du numérique et l’intérêt croissant pour la digitalisation, l’IUT de Toulon a créé un « Espace Coworking » sur le site de La Garde.
Cet espace est un tiers-lieu qui se veut à la fois moderne et attractif, à destination, en priorité, des étudiants de l’université, pour les inviter à travailler en mode collaboratif sur certains projets, en particulier les Projets tuteurés.
Des séquences pédagogiques innovantes peuvent également y être organisées dans la limite de la capacité d’accueil.
Des espaces collaboratifs modulaires laissent la possibilité à chacun d’organiser son espace de travail avec des moyens techniques innovants et adaptés à l’environnement pédagogique.

L’architecture, l’organisation de cet espace et les solutions techniques proposées favorisent l’autonomie des utilisateurs tout en contribuant à la réussite des étudiants grâce aux différents outils mis à leur disposition.

I - PUBLIC VISE
L’utilisation de cet espace est prioritairement dédiée à tous les étudiants régulièrement inscrits à l’université de Toulon, en formation initiale et en formation par alternance.
L’accès est autorisé aux personnels de l’université de Toulon, enseignants et BIATSS, sous réserve que le motif d’occupation concerne strictement leur domaine fonctionnel.
La présente charte s’applique à tous les utilisateurs de l’Espace Coworking de l’IUT situé au 2ème étage du bâtiment B de l’IUT (campus de la Garde).

II - MODALITES D’INSCRIPTION
L’inscription est gratuite et reste valable pour la durée de l’année universitaire en cours.
Celle-ci s’effectue auprès du bureau d’accueil de l’espace, sur présentation de pièces justificatives (copie d’un justificatif d’identité et copie de la carte d’étudiant ou du certificat de scolarité, copie de la carte professionnelle).

III - HORAIRES D’OUVERTURE ET ACCÈS À L’ESPACE
L’espace est ouvert du lundi au vendredi sans interruption, aux horaires fixés par l’administration de l’IUT. Une permanence est assurée par un agent de l’université de Toulon aux horaires fixés par l’administration de l’IUT.
Les modalités d’accès seront indiquées aux deux entrées de l’espace Coworking (Côté bâtiment A et côté bâtiment B).
L’espace est fermé le week-end, les jours fériés, et durant les périodes de fermeture administrative.

IV - BUREAU D’ACCUEIL
Le bureau d’accueil est le premier point de contact des utilisateurs ou des futurs utilisateurs.
Toutes les informations nécessaires à l’utilisation de l’Espace Coworking y sont affichées ou mises à disposition :

–  Les modalités d’utilisation des différents outils (stylet pour Flipboards, feutres et brosses pour tableau blanc ainsi qu’un casque pour le module de montage vidéo) ;
– Les notices d’utilisations des différents matériels présents.
Le bureau d’accueil est géré par un agent de l’université de Toulon qui :
– Assure l’accueil et l’assistance technique des utilisateurs ;
– Traite les demandes d’inscriptions ;
–  Traite les demandes de réservation des modules, (hors demandes en ligne dont la réservation s’effectue via le site internet de l’Espace Coworking).

Pour les questions portant sur l’utilisation et les possibilités des différents modules techniques de
l’Espace Coworking, privilégiez les demandes via le formulaire en ligne.

Si vous rencontrez malgré tout une difficulté technique, vous pourrez solliciter la personne présente
au sein du bureau accueil. En son absence uniquement, vous pourrez contacter le technicien audiovisuel au numéro de téléphone suivant : 07.84.15.07.78.

V - LES VALEURS A PARTAGER DANS L’ESPACE COWORKING

Travail : travailler seul ou en groupe en favorisant l’entraide avec l’appui des technologies modernes. Toutes les conditions sont réunies pour vous amener à évoluer sereinement et efficacement dans la réalisation de vos projets.

Convivialité : l’échange entre coworkeurs est nécessaire. Vous pourrez ainsi partager des pratiques, vous inscrire dans une réflexion autour d’un projet commun en utilisant des outils innovants et modulables. Travaillez en réseau c’est développer des activités et ressources que vous pourrez ensuite partager au sein de la communauté de coworkeurs.

Adaptabilité : N’hésitez pas à investir et découvrir les différents espaces. Pour cela utilisez des formats de travail qui exploiteront tous le potentiel de l’Espace Coworking : animations, évènements, réunions, présentations de projets, développements de nouvelles idées, etc...
Un comité d’animation pourra ainsi voir le jour.

Respect : des lieux, des matériels, équipements et mobiliers, des horaires de réservation, des utilisateurs et des personnels de l’université, du règlement intérieur de l’université, de la charte informatique, des règles du bien vivre ensemble, etc.

VI - REGLES APPLICABLES DANS LES DIFFERENTS ESPACES

Conformément aux dispositions de l’article 3.3 du règlement intérieur de l’université, il est strictement interdit d’introduire toute nourriture sous quelque forme que ce soit au sein de l’Espace Coworking. Seules les bouteilles d’eau sont autorisées.

A) L’espace de travail
Au sein de cet espace, les conversations téléphoniques sont interdites, et les smartphones doivent être mis en mode silence. Les conversations à voix basse y sont tolérées.

B) L’espace de détente

Au sein de cet espace, les conversations téléphoniques sont interdites, et les smartphones doivent être mis en mode silence. Les conversations à voix basse y sont tolérées.

C) L’espace Silent Box
Au sein de cet espace, aucune conversation n’est tolérée.

D) Les modules

L’Espace Coworking est composé de plusieurs modules, dans lesquels certaines règles spécifiques seront à respecter. Ces dernières sont rappelées par une signalétique affichée dans chaque module.
Au sein de ces espaces, les conversations téléphoniques sont interdites, et les smartphones doivent être mis en mode silence. Les conversations à voix basse y sont tolérées.

 Module de réunion-visioconférence (filaire) :
Au sein de ce module, les conversations téléphoniques sont tolérées, et aucune restriction sonore n’est appliquée.

 Module collaboratif Médiascape (filaire) :

Au sein de ce module, les conversations téléphoniques sont interdites et les smartphones doivent être en mode silencieux, le volume sonore doit être modéré.

 Module collaboratif (sans-fil) :
Au sein de ce module, les conversations téléphoniques sont interdites et les smartphones doivent être en mode silencieux, le volume sonore doit être modéré.
 Modules collaboratifs Flipboard (sans-fil) :
Au sein de ce module, les conversations téléphoniques sont interdites et les smartphones doivent être en mode silencieux, le volume sonore doit être modéré.
 Module de montage vidéo :
Au sein de ce module, les conversations téléphoniques sont interdites et les smartphones doivent être en mode silencieux, le travail s’effectue en silence.
 Module réunion-créatif (sans-fil) :

Au sein de ce module, les conversations téléphoniques sont tolérées, aucune restriction sonore n’est appliquée.

Auprès de chaque module technique, des informations sur leur utilisation sont disponibles au travers
d’affiches ou de QR Codes.
Hors réservation, le pupitre de conférence ne doit pas être mis en œuvre de façon autonome.

VII - RESPECT DES ÉQUIPEMENTS, DU MOBILIER ET DE L’AMÉNAGEMENT DE L’ESPACE

L’Espace Coworking de l’IUT met à disposition du matériel de haute technologie, aussi les utilisateurs sont invités à utiliser le matériel, le mobilier et les équipements mis à leur disposition conformément aux notices d’utilisation et dans le strict respect de :
– la charte de bon usage du Système d’Information à l’attention de tous les étudiants de l’université de Toulon, disponible via le lien suivant ;
– la charte informatique à destination des personnels, accessible via le lien suivant.

Il vous appartient, après chaque utilisation de l’Espace Coworking, de vous assurer que l’espace que vous libérez est prêt à accueillir un autre utilisateur dans des conditions normales d’utilisation (fonctionnement des appareils, restitution du matériel emprunté, propreté etc.). Vous veillerez notamment à remettre à sa place, à ranger et à rebrancher tout ce que vous avez utilisé ou déplacé (Exemple : Flipboard qui en mode « paperboard électronique » peut être débranché et déplacé).

Si vous constatez une dégradation de la salle ou du matériel à votre arrivée dans l’Espace Coworking, vous êtes invité(e) à en informer immédiatement le personnel préposé à l’accueil de l’espace ainsi que la direction de l’IUT via l’adresse direction.iut@univ-tln.fr avant toute utilisation afin de vous dégager de toute responsabilité.

L’éclairage de l’Espace Coworking est automatisé, aussi aucune intervention de votre part n’est nécessaire, à l’exception du module réunion-créatif où il vous est demandé d’éteindre après chaque passage. Ne pas déplacer les clés situées sur les différents interrupteurs de la salle et ne pas intervenir sur le système de climatisation.
Afin de garantir un espace de travail propre pour les utilisateurs, vous veillerez à utiliser, chaque fois que nécessaire, les poubelles mises à votre disposition au sein de l’Espace Coworking.
La baie technique, située près du pupitre de conférence, ne doit en aucun cas être ouverte ou manipulée par un utilisateur de l’Espace Coworking. Seule une personne habilitée peut y avoir accès pour des questions de sécurité.

Des tablettes tactiles de réservation sont mises à disposition devant certains modules techniques
(module de réunion-visioconférence, module de réunion-créatif ainsi que le module collaboratif Médiascape). Ces matériels sont à manipuler avec précaution.
Concernant le module collaboratif Médiascape, il est recommandé de ne pas tirer au maximum sur les câbles de connexion HDMI Puck au risque d’endommager le matériel.
Des prises murales 220V sont mises à votre disposition dans l’ensemble de la salle, veuillez à ne pas forcer sur le système de sécurité lors du branchement.
Prenez votre temps lors du démarrage et de l’arrêt des différents matériels techniques (Exemple : l’arrêt / marche des vidéoprojecteurs).

VIII - PRÊT DE MATÉRIEL
Hormis certains accessoires, tels que les stylets pour Flipboards, feutres et brosses pour tableau blanc, casque pour le module de montage vidéo, l’Espace Coworking ne propose pas de matériel informatique à la location (ordinateur, tablette, clé USB etc.).
À l’exception du module de montage vidéo, pour lequel le bureau d’accueil met à disposition un ordinateur et un casque, l’utilisateur doit utiliser son propre matériel s’il souhaite accéder aux différents modules techniques.

IX - VOL DE MATÉRIEL
Conformément au règlement intérieur de l’université (article 10.6), les utilisateurs sont responsables de leurs effets matériels personnels. La responsabilité de l’établissement ne saurait être engagée au cas où ils viendraient à être volés ou détériorés.

X - SÉCURITÉ

Les dispositions relatives à la sécurité et à la sûreté du règlement intérieur de l’université sont applicables à l’Espace Coworking (articles 10 et suivants).
Des blocs autonomes d’éclairage de sécurité (BAES) sont disposés dans la salle, afin d’indiquer aux utilisateurs les sorties de secours. Un plan d’évacuation est disponible à l’entrée principale de la salle.
Deux extincteurs sont disponibles au sein de l’Espace, un est situé auprès du bureau d’accueil, le second à l’autre extrémité de la salle.
Un robot de télé présence peut évoluer au sein de l’Espace Coworking. Les utilisateurs doivent veiller à ne pas le percuter.
Lors du déplacement des tables mobiles électrifiées des modules collaboratifs Flipboard (sans-fil), les utilisateurs doivent veiller à débrancher au préalable les prises au sol et à les remettre en place en fin d’utilisation.

XI - OBLIGATION DES UTILISATEURS

Les dispositions du règlement intérieur de l’université s’appliquent aux utilisateurs de l’Espace Coworking.
En cas d’inobservation des règles de la présente charte, l’IUT prendra les mesures qui s’imposent pour rétablir le fonctionnement normal de l’espace de travail.

A - RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE & LIBERTES

L’utilisateur est informé de la nécessité de respecter les dispositions légales en matière de protection de données à caractère personnel, conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004, et au règlement général sur la protection des données (RGPD)
Une donnée est à caractère personnel dès lors qu’elle permet d’identifier de manière directe ou indirecte des personnes physiques.
Constitue un traitement toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des informations, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
Dès lors, tout projet de traitement de données à caractère personnel à l’initiative d’un ou plusieurs utilisateurs, à des fins pédagogiques ou non, doit être réalisé sous la responsabilité d’un enseignant de l’IUT-UTLN, qui en informe préalablement à sa mise en œuvre le Délégué à la Protection des Données (DPD) désigné par l’établissement.
Les données personnelles que nous pourrions collecter lors de l’inscription ou par le site web, concernant les utilisateurs de l’Espace Coworking, seront utilisés exclusivement à des fins d’amélioration de l’espace, de la gestion des présences et de la réservation des modules. La base légale de ce traitement est la mission d’intérêt public.

Vos données personnelles sont communiquées aux seuls destinataires suivants : – Direction de l’IUT

Vos données seront conservées uniquement durant la période de votre inscription à l’espace COWORKING.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, vous pouvez exercer vos droits que vous tenez des articles 15 à 22 du RGPD dont notamment : accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données.

Pour plus d’information sur vos droits, vous pouvez consulter le site internet de la Commission Nationale
de l’Informatique et des Libertés (CNIL) disponible à l’adresse suivante : www.cnil.fr
Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur les traitements de vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPD) de l’UTLN à l’adresse suivante : dpd@univ-tln.fr.

Enfin, si vous estimez, après avoir contacté le délégué à la protection des données, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

B - RESPECT DE LA LEGISLATION CONCERNANT LE DROIT A LA VIE PRIVEE

Le droit à la vie privée, le droit à l’image et le droit de représentation impliquent qu’aucune image ou information relative à la vie privée d’autrui ne doit être mise en ligne sans l’autorisation de la personne intéressée.

C - CONFORMITE AUX LOIS ET REGLEMENTS EN VIGUEUR CONCERNANT L’UTILISATION DU MATERIEL OU DES OUTILS MIS A DISPOSITION

L’utilisation des moyens informatiques mis à disposition par l’établissement doit respecter la réglementation en vigueur. En particulier l’accès, la détention, la diffusion et l’exploitation d’image à caractère pédophile ou la diffusion de messages diffamatoires ou injurieux, les provocations et apologies (crimes, racisme, négationnisme, crimes de guerre, etc.) et la publication d’informations confidentielles sont strictement interdits.

D – LIMITATION DES USAGES ET SANCTIONS DES ABUS

Le non-respect des règles énoncées dans la présente charte pourra donner lieu, indépendamment à d’éventuelles actions civiles et/ou pénales, à la suspension temporaire de l’accès à l’Espace Coworking ainsi qu’à d’éventuelles poursuites disciplinaires internes.

E – RESPECT DE LA PROPRIETE INTELLECTUELLE

L’utilisation des ressources informatiques implique le respect des droits de propriété intellectuelle de l’université de Toulon ainsi que ceux de ses partenaires et, plus généralement, de tous tiers titulaires de tels droits.
Chaque utilisateur se doit :

– d’utiliser les logiciels dans les conditions des licences souscrites,

– de ne pas reproduire, copier, diffuser, modifier ou utiliser les logiciels, bases de données,
pages web, textes, images, photographies, sons, vidéos ou autres créations protégées par le droit d’auteur ou un droit privatif, sans avoir obtenu préalablement l’autorisation des titulaires de ces droits,
– de respecter le droit des marques.

L’étudiant est informé que ses réalisations et/ou travaux universitaires dans le cadre de sa formation, mémoire, thèse, ... peuvent faire l’objet d’un contrôle anti-plagiat par tout moyen, notamment par l’usage d’applications et/ou logiciels spécifiques.

XII – MODIFICATION DE LA CHARTE

La présente charte et ses modifications sont adoptées par le conseil d’Institut de l’IUT.
Les utilisateurs de l’Espace Coworking sont informés de toute modification par voie d’affichage et par courrier électronique.

En signant ce document, je m’engage à respecter l’ensemble du contenu des articles de cette charte.